Wo sehe ich meine Retouren bei OTTO?

Wo OTTO deine Retouren ablegt

Einen Hauptpunkt „Retouren“ gibt es im Menü von OTTO Partner Connect nicht. Die Tabelle zeigt, wo du was findest. Die Namen stehen so, wie OTTO sie schreibt, und die Wege sind im Partnerportal nachgeklickt. Fristen, Abläufe und den Inhalt der Belege nennt OTTO in seinem Partner-Helpdesk, daher stammen diese Angaben im Beitrag.

Zwei weitere Stellen beschreibt nur der Helpdesk. Unter „Aufträge“ → „Kundenbelege“ lädst du alle Erstattungsbelege an Kunden als PDF und CSV. Unter „Analysen“ → „Controlling“ zeigen die Nachfrage- und Umsatz-Analysen den Wert deiner Retouren in Euro je Artikel.

Die Retourendaten aktualisiert OTTO einmal am Tag, meist zwischen 0 und 6 Uhr.

Wie eine Retoure bei OTTO durchläuft

Dein Kunde meldet die Retoure selbst bei OTTO an. Das Rücksendeetikett findet er in seinem Kundenkonto bei OTTO. Ab der Anmeldung steht die Retoure unter „Kundenretouren“, in der Auftragsübersicht aber noch nicht.

Unter „Kundenretouren“ filterst du nach den Ständen „Angekündigt“, „Unterwegs zu Ihnen“, „Irrläufer“, „Zugestellt“ und „Bearbeitet“. Voreingestellt zeigt OTTO nur „Unterwegs zu Ihnen“. Wer die ganze Liste sehen will, muss den Filter ändern.

Ist das Paket bei dir angekommen, hast du 2 Werktage Zeit, die Retoure anzunehmen oder abzulehnen. Die 2 Werktage beginnen mit dem Werktag nach der Zustellung. Bei Speditionsware, also Ware, die eine Spedition statt eines Paketdienstes bringt, holst du die Retoure selbst und kostenlos beim Kunden ab und hast 7 Werktage ab der Abholung. Beim Annehmen oder Ablehnen trägst du den Zustand der Ware ein und einen Grund. Erst eine Retoure, die angenommen oder abgelehnt ist, steht in der Auftragsübersicht im Reiter „Retourniert“.

Wie pünktlich du bist, misst OTTO unter „SLA & Verstöße“. Mehr als 85 % deiner zugestellten Retouren eines Kalendermonats sollen innerhalb von 2 Werktagen bearbeitet sein, OTTO nennt es umgekehrt als Grenze von 15 % verspäteten Retouren.

Drei Retourenquoten bei OTTO

OTTO rechnet die Retourenquote immer in Stück, nie in Euro. Je nach Stelle rechnet OTTO sie anders.

Vergleichst du zwei Retourenquoten, prüf also zuerst, von welcher Stelle sie stammen.

Zwei Arten von Gründen

Bei OTTO gibt es zwei Gründe zu einer Retoure. Den einen wählt dein Kunde bei der Anmeldung aus einer festen Liste, etwa „Produkt passte nicht“, „Produkt entsprach nicht der Beschreibung“ oder „Produkt war defekt, beschädigt oder funktionsunfähig“. Diesen Grund siehst du unter „Kundenretouren“ und „Retourengründe“, aber nicht in der Auftragsübersicht.

Den anderen trägst du selbst ein, wenn du die Retoure annimmst oder ablehnst. Zusammen mit ihm trägst du den Warenzustand ein, also wie gut die zurückgeschickte Ware noch ist. OTTO kennt dafür die fünf Stufen „Originalverpackt“, „Wie neu“, „Leicht gebraucht“, „Stark gebraucht“ und „Irrtum“.

Was OTTO dir an Geld zeigt

Was eine Retoure gekostet hat, steht auf drei Arten von Belegen, jede mit eigenem Rhythmus.

• Unter „Finanzen“ → „Zahlungsbelege“ kommt jede Woche ein Beleg. Darin stehen die Erstattung an den Kunden, die zurückgegebene OTTO-Provision und die zurückgegebene Paymentgebühr als eigene Posten.
• Unter „Finanzen“ → „Marktplatzgebühren“ steht jeden Mittwoch neben der Rechnung eine Rechnungskorrektur. Mit ihr gibt dir OTTO die OTTO-Provision für angenommene Retouren zurück, als PDF und CSV.
• Unter „Finanzen“ → „Paymentgebühren“ steht jede Woche ein eigener Beleg über die Paymentgebühr, die OTTO für Retouren zurückgibt. OTTO schreibt, sie komme ganz oder anteilig zurück, sagt aber nicht, wann was gilt.

Gibst du deinem Kunden nur einen Preisnachlass und er behält die Ware, gibt es keine Rechnungskorrektur. Was dich der Rückversand kostet, steht gar nicht bei OTTO, sondern auf der Rechnung deines Paketdienstes. Andere Berichte als die im Helpdesk genannten stellt OTTO ausdrücklich nicht zur Verfügung.

So findest du deine Retouren heute im Partnerportal

1. Öffne „Aufträge“ → „Auftragsübersicht“ und den Reiter „Retourniert“. Gefiltert wird über „Auftragsdatum“, also nach dem Tag der Bestellung, nicht der Retoure. Hier suchst du deshalb einzelne Aufträge, die Retouren eines Zeitraums findest du in Schritt 3. Klapp eine Position auf, dann siehst du, ob die Retoure von dir oder von OTTO angenommen wurde. Einen Export gibt es hier nicht, du blätterst mit höchstens 100 Zeilen je Seite.
2. Klick auf eine Auftragsnummer. Im Reiter „Auftragshistorie“ steht „Retoure akzeptiert“ mit Datum und Uhrzeit. Im Reiter „Belege“ lädst du die Erstattung als einzelnes PDF.
3. Öffne „Analysen“ → „Logistik“ → „Logistik Details“ und den Reiter „Retourendetails“. Die Zahlen ganz oben zählen fest die letzten 90 Tage ab der Anmeldung der Retoure. Darunter wählst du den Zeitraum selbst, etwa die letzten 30 Tage. In den Unterreitern „Kundenretouren“, „Retourengründe“ und „Retourenquote“ lädst du je eine CSV-Datei über „Download“.
4. Öffne „Analysen“ → „SLA & Verstöße“ und klick auf die Kachel „Verspätete Retourenbearbeitungsquote“. Die Tabelle nennt für jede Retoure den spätesten Bearbeitungstermin und ob du pünktlich warst.
5. Lade unter „Finanzen“ die Zahlungsbelege, die Rechnungskorrekturen unter „Marktplatzgebühren“ und die Belege unter „Paymentgebühren“, Woche für Woche. Sie nennen die Posten je Retoure. Unter „Kontoauszüge“ erstellst du danach über „Auszug erstellen“ eine CSV-Datei mit Anfangs- und Endsaldo für einen frei gewählten Zeitraum, damit gleichst du die Summe der Wochenbelege ab.
6. Führ alles in einer Tabellenkalkulation zusammen. Die Zeilen verbindest du über die Auftragsnummer, die Positions-ID, also OTTOs Nummer für einen einzelnen Artikel im Auftrag, und die SKU, deine eigene Nummer für den Artikel. Unter „Kundenretouren“ heißen die Spalten „Auftragsnummer“, „Auftrags-Position-ID“ und „SKU“, in der CSV der Rechnungskorrektur „AuftragsNr“, „PositionItemId“ und „SKU“. Den Rückversand trägst du aus der Rechnung deines Paketdienstes nach.

Dabei zählt jede Stelle einen anderen Zeitraum. Der Reiter „Retourniert“ filtert nach dem Bestelldatum, die Retourendetails zählen 90 Tage ab der Anmeldung, die verspätete Bearbeitung zählt je Kalendermonat, und die Belege kommen Woche für Woche. Eine Retourenquote in Euro, die Kosten der Retouren je Artikel oder den Vergleich mit deinen Werbekosten rechnest du selbst. In der Praxis fehlen in dieser Rechnung oft der Rückversand und die Arbeit im Lager, weil beides nicht bei OTTO steht. Welche Werkzeuge dir das Zusammenführen abnehmen, steht unter Welche Software gibt es für OTTO-Händler?

Die Retouren eines Gartenstuhls bei OTTO zusammensuchen

Angenommen, du willst wissen, wie es mit den Retouren deines Stuhls Akazie für 119 € in den letzten 30 Tagen steht, vom 27.09.2026 bis 26.10.2026. Für dein Konto gilt eine Ziel-Retourenquote von 8 %, also höchstens 8 von 100 verkauften Stücken. Alle Zahlen sind ein Beispiel.

Deine Ziel-Retourenquote kennt OTTO nicht, den Vergleich machst du selbst. Bei 50 Stühlen erlauben 8 % genau 4 Retouren. Der Stuhl liegt mit 6 Retouren also 2 über deinem Ziel.

Die Quote hast du aus einer einzigen Tabelle. Für die 714 € gehst du die Zahlungsbelege mehrerer Wochen durch und suchst die Posten des Stuhls heraus. Für die OTTO-Provision und die Paymentgebühr machst du dasselbe noch zweimal, mit anderen Belegen und anderen Stichtagen. Einen Betrag kannst du hier nicht vorab ausrechnen. Die OTTO-Provision hängt am Satz deiner Provisionsgruppe, und ob die Paymentgebühr ganz oder anteilig zurückkommt, sagt OTTO nicht, also gilt der Betrag auf dem Beleg.