Wie lade ich mein Team ein?
Unter Einstellungen im Reiter Einladungen lädst du Kollegen per E-Mail ein. Dabei legst du ihre Rolle fest. Die eingeladene Person bekommt eine Mail mit einem Link und tritt darüber deiner Firma bei. Einladen dürfen der Inhaber und die Admins.
Mitglied wird die eingeladene Person erst, wenn sie die Einladung in ihrer Mail annimmt.
So geht's
- Öffne Einstellungen.
- Öffne den Reiter Einladungen. Siehst du ihn nicht, fehlt deiner Rolle das Recht.
- Klick oben rechts auf Einladen.
- Trag im Fenster Mitglied einladen die E-Mail-Adresse ein.
- Wähl bei Rolle aus, was die Person darf. Unter der Auswahl steht, was die Rolle bedeutet.
- Klick im Fenster auf Einladen.
Beispiel
Ein Händler lädt seine Kollegin unter lena@beispiel.de mit der Rolle Mitarbeiter ein. Sie bekommt eine Mail mit dem Knopf Einladung annehmen. Der Knopf öffnet eine Seite. Dort legt sie ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen fest und klickt auf Beitreten. Danach arbeitet sie in der Firma mit der Rolle Mitarbeiter.
Gut zu wissen
Wie lange eine Einladung gilt
Wie viele Tage eine Einladung gilt, steht im Fenster Mitglied einladen. In der Liste der Einladungen siehst du in der Spalte Gültigkeit, bis wann sie gilt. Ist sie abgelaufen, steht dort abgelaufen.
Erneut senden oder zurückziehen
Jede Einladung hat in der Liste ein Menü in ihrer Zeile. Mit Erneut senden geht dieselbe Einladung noch einmal raus. Der Link bleibt gleich, und die Frist beginnt neu.
Mit Zurückziehen wird die Einladung ungültig. Der Link funktioniert danach nicht mehr.
Wurde die Mail verschickt?
Die Spalte Versand zeigt, ob die Mail verschickt wurde. Ist der Versand gerade unterbrochen, bleibt die Einladung angelegt. Die Mail geht dann raus, sobald der Versand wieder läuft.
Dieselbe Adresse noch einmal einladen
Lädst du eine Adresse ein, für die schon eine Einladung offen ist, entsteht keine zweite. Die offene Einladung bekommt die neue Rolle und einen neuen Link. Ihre Frist beginnt neu.
Den Link hat nur die eingeladene Person
Den Link zum Beitreten gibt es nur in der Mail an die eingeladene Adresse. Du kannst ihn nirgends sehen oder kopieren.
Was die eingeladene Person sieht
Sie sieht ihre Adresse und ihre Rolle. Dazu steht der Name deiner Firma da. Ihren Namen kann sie eintragen, das ist freiwillig. Hat sie für diese Adresse schon ein Konto, gibt sie ihr bestehendes Passwort ein.
Ist sie mit einer anderen Adresse angemeldet, klickt sie zuerst auf Abmelden. Danach tritt sie mit der eingeladenen Adresse bei.
Welche Rolle du vergeben kannst
Du kannst niemanden mit mehr Rechten einladen, als du selbst hast. Was jede Rolle darf, steht unter Was darf welche Rolle?
Rolle später ändern oder Mitglied entfernen
Im Reiter Mitglieder hat jede Person ein Menü in ihrer Zeile. Dort findest du Rolle ändern und Entfernen. Wer entfernt ist, kommt nur über eine neue Einladung zurück. Beim Inhaber sind beide Einträge gesperrt, solange er Inhaber ist.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Verlangt deine Firma die Zwei-Faktor-Anmeldung, richtet das neue Mitglied sie beim nächsten Seitenaufruf ein. Mehr dazu steht unter Wie richte ich die Zwei-Faktor-Anmeldung ein?